GDPR-Ordning for grundejerforeningen

GDPR-ORDNING for Grundejerforeningen Tornegården i
Gadstrup

Behandling af persondata i Grundejerforeningen Tornegården
Grundejerforeningen Tornegårdens's bestyrelse har på sit møde den 26.02.2019 fastlagt følgende regler for
behandling af persondata, således at grundejerforeningens persondatabehandling er i overensstemmelse
med EU's General Data Protection Regulation og Datatilsynets regler.

Indsamling af persondata
Grundejerforeningen Tornegården beder medlemmer om de persondata, der er nødvendige for
foreningens daglige drift. Medlemmers aflevering af disse persondata er en forudsætning for medlemskab
og betragtes som samtykke til behandling af persondata iht. nedenstående.

Persondata for ejere:
• Der registreres alene indbetaling af kontingent på husnummer
Disse data opdateres løbende
Opbevaring og videregivelse af de indsamlede persondata beror hos bestyrelsens kasserer, og videregives
til bestyrelsens øvrige medlemmer, suppleanter og interne revisor ved behov herfor, samt til andre hvor
dette er nødvendigt for foreningens drift.

Kendskab til persondata
Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og interne revisor kan få kendskab til yderligere personrelaterede
data, som måtte blive oplyst for Grundejerforeningen Tornegården f.eks. i forbindelse med kommunal
sagsbehandling, ejendomskøb, dispensationsansøgninger og lignende. Sådanne data bringes alene til
bestyrelsens kendskab og videregives ikke til andre. Sådanne data opbevares ikke i et systematisk register,
men indgår i foreningens arkiv og kan fremgå af bestyrelsens referater.
Sådanne data kan ikke i alle tilfælde fremsøges i foreningens arkiv, idet arkivet er dannet over en årrække
med anvendelse af skiftende teknologier og principper, ligesom arkivet —eller dele heraf— kan være gået
tabt.
Offentliggørelse af persondata
Data som nævnt om medlemmernes navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af referater fra
generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra grundejerforeningen. Medlemmers og
lejeres telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at
beskytte medlemmer og lejere mod uønskede henvendelser. Persondata af følsom eller rent privat
karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater, bestyrelsen offentliggør
for medlemmer og andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.

Sletning af persondata
De nævnte persondata slettes ikke. Det skyldes hensynet til at kunne beskrive grundejerforeningens
historie. Data om ejere, der ikke længere er medlemmer af Grundejerforeningen Tornegården, indgår i
foreningens arkiv, som beror hos grundejerforeningens kasserer. Endvidere fremgår navne og ejendomme
af Grundejerforeningen Tornegårdens medlemskartotek.
Dataansvarlig
Grundejerforeningen Tornegårdens kasserer er ansvarlig for grundejerforeningens behandling af
persondata.
Kontrol
I forbindelse med intern revisors gennemgang af regnskabet kontrollerer intern revisor, at ovenstående
regler overholdes.

Tilkendegivelse
Dette regelsæt tilkendegives for Grundejerforeningen Tornegårdens medlemmer, og offentliggøres på
Grundejerforeningen Tornegårdens hjemmeside.

Besluttet på bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen
Gadstrup den 26.02.2019